Handbuch

Zur optimalen Vorbereitung auf die WOMEN&WORK finden Sie hier in diesem Handbuch ALLE für Sie relevanten Informationen.

Bei weiteren Fragen kontaktieren Sie uns bitte:
Holger Vogel (Kontakt täglich ab 12:00 Uhr):
0163 8452211 oder info ÄT womenandwork.eu

Sehr gern können Sie auch einen individuellen Termin mit uns vereinbaren.

Ihr Messeauftritt

Ein Tipp zum Beginn Ihrer Planung:

Bevor Sie sich über Bilder und die Anordnung der Bilder Gedanken machen, planen Sie zuerst das kommunikative Programm, das Sie von 10-16 Uhr anbieten möchten. Wenn Sie wissen, was Sie anbieten, zeigen, demonstrieren wollen, wenn Sie die Zielrichtung Ihrer Teilnahme kennen, dann wird die grafische Gestaltung – also die Auswahl und Anordnung der Bilder – einfacher. Der finale Akt des Hochladens der Bilder dauert vermutlich maximal eine Stunde, je nach Internetverbindung. Unser eigener SHERO-Seminarraum, mit dem wir regelmäßig aktiv arbeiten, war innerhalb von 10 Minuten online eingerichtet.

Die Recrutainment-Ebene

Die “Galaxie-Ebene”

Diese Ebene ist gewissermaßen das “Universum” Ihres Messestandes, das prinzipiell unendlich groß ist. Hier können Sie nur eine Hintergrundfarbe oder ein Hintergrundmuster auswählen. Die “Galaxie-Ebene” ist in der oberen Grafik nicht dargestellt.

Die “Teppichboden-Ebene”

Diese Ebene stellen Sie sich vor wie bei einem realen Messestand. Auch hier nehmen Sie entweder den Boden, der von der Location vorgegeben wird (in diesem Fall wäre das die Galaxie-Ebene) oder Sie verlegen einen eigenen Unterboden. Im digitalen Raum könnte das z.B. das Bild einer Vogelperspektive auf Ihren Unternehmens-Campus sein. Oder Sie arbeiten mit einer Art “Spielfeld”, auf dem Sie unterschiedliche Begegnungs-Stationen anlegen (s. auch Ideen-Pool für Ihren Messestand).
Die “Teppichboden-Ebene” ist die hellblau hinterlegte Fläche auf dem obigen Bild der Beispiel-Messefläche. Auf dieser Ebene platzieren Sie alle Begegnungsorte mittels einer weiteren Bild-Ebene (“Bestuhlungs-Ebene”).

Die “Bestuhlungs-Ebene”

Auch diese Ebene stellen Sie sich vor wie bei einem realen Messestand. Welche Info-Points und Begegnungsorte wollen Sie auf Ihrer Teppichboden-Ebene sichtbar machen? Diese Info-Points und Begegnungsorte symbolisieren Sie ebenfalls mit Bildern.
Auf der Messegrafik oben sind diese Bereiche beispielhaft der “Treffpunkt MINT”, “Speed-Dating”, “Flash-Mob” oder “Karriere-Talk”. Auch die “4-Augen-Gesprächsecken” gehören dazu.

Info-Counter

Zentraler Mittelpunkt Ihrer Recrutainment-Ebene sollten ein bis zwei Info-Counter sein. Dort “landen” die Besucherinnen, wenn sie sich auf Ihre Recrutainment-Ebene klicken. Daher ist es wichtig, dass dieser digitale Info-Counter immer von mindesten einer Kollegin/einem Kollegen besetzt ist, der/die kommunikativ ist, direkt das Gespräch beginnen kann, die Besucherinnen pro-aktiv begrüßt und bei viel Andrang die Besucherinnen an unterschiedliche Begegnungs-Punkte verteilt.
Außerdem sollte die Person am info-Counter mit jeder Besucherin einen digitalen Visitenkarten-Tausch vornehmen, so dass Sie am Ende des Messetages a) von möglichst allen Besucherinnen die Kontaktdaten haben und diese dann b) im Nachgang zur Messe anschreiben und mit weiteren Infos und/oder Gesprächsterminen versorgen können.

Hinweise / Regeln

Wir empfehlen, dass Sie auf Ihrer Recrutainment-Ebene ein Bild hochladen, auf dem 2-3 Hinweise und/oder Regeln veröffentlichen, die auf Ihrer Recrutainment-Ebene wichtig sind zu beachten, damit ein reibungsloser Messeablauf für alle garantiert werden kann. Folgende Ideen haben wir dazu für Sie zusammengestellt, die nicht abschließend gelten, Ihnen aber eine Idee geben können, worüber Sie sich intern verständigen sollten bei der Planung Ihrer Recrutainment-Ebene:
Gibt es Bereiche, die nur in Begleitung mit einem/einer FirmenvertreterIn zugänglich sind?
Wollen Sie am Messetag duzen oder siezen?
Gibt es eine Willkommensbotschaft, die Sie setzen wollen?
Wollen Sie eine Webseite kommunizieren?
Gibt es eine bestimmte Ansprechpartnerin, die am Messetag für allgemeine Fragen zur Verfügung steht?
Möchten Sie eine Kontaktadresse sichtbar hinterlegen?

Die Recritainment-Ebene ist prinzipiell unendlich groß. Darum ist die Frage nach den entsprechenden Bildgrößen auch nicht final zu beantworten. Unsere Empfehlung lautet daher:

Legen Sie die “Teppich-Ebene” im 16:9-Format an. Sie können die Ebene jederzeit größer ziehen, wenn Sie die Ebene als SVG-Datei anlegen. Sie können die “Teppich-Ebene” aber auch in einem runden Format anlegen, so wie wir es in unserem eigenen SHERO-Seminarraum gemacht haben. Ihrer Fantasie sind hier wirklich keine Grenzen gesetzt.
Die Bilder der “Bestuhlungs-Ebene” legen Sie ebenfalls optimalerweise als svg-Dateien an, dann können Sie auch diese Dateien so groß ziehen, wie es für Ihre Zwecke sinnvoll erscheint. Die Bilder haben keine fixen Größen, sondern hier arbeiten Sie mit Proportionen. Wichtig ist, dass Sie die Begegnungs-Punkte, bei denen – wie z.B. bei den 4-Augen-Gesprächsecken – ungestörte Gespräche mit dem “Flüster-Modus” möglich sein sollen, entsprechend groß gestalten, so dass die Avatare um sich herum mindestens einen 3-fachen Avatar-Radius Platz haben. Dieser 3-fache-Avartar-Radius ist notwendig, um Ungestörtheit gewährleisten zu können.

Wenn Sie Ihre Recrutainment-Ebene anlegen, probieren Sie die Abstände beim Tun aus. Die Bilder können Sie verschieben, vergrößern und verkleinern. Testen Sie mit Ihren Kolleginnen und Kollegen die Abstände aus, indem Sie im “Proximity-Modus (= Flüstermodus) schauen, ab wann und mit welchen Abständen Sie Ungestörtheit der Gespräche sicherstellen können.
Testen Sie auch mit unterschiedlichen Bildschirmgrößen aus, ob Ihre Messeebene Ihren Wünschen entspricht.

WICHTIG:

Bitte bedenken Sie, dass Sie auch auf einem normalen Messestand niemals komplette Ungestörtheit Ihrer Gespräche sicherstellen können.
Sollten Sie in Ihrem digitalen Gesprächsräumen von Besucherinnen gestört werden, mit denen Sie gerade kein Gespräch führen, dann weisen Sie die Besucherinnen freundlich darauf hin, dass Sie gerade in einem Gespräch sind. Bitten Sie die Besucherinnen, den Gesprächsraum zu verlassen – also ihren Avatar aus dem entsprechenden Bild zu entfernen. Gleiches würden Sie schließlich auch auf einem realen Messestand tun, wenn jemand ein laufendes Gespräch stören würde.


Die Plenum-Ebene

Das Plenum mit bis zu 1.000 Zuhörer:innen

Es können maximal 6 Personen “auf der Bühne” – d.h. mit Avatar sichtbar – sein. Zuhörer:innen können sich für eine Frage/Kommentar melden und vom Moderator/Admin ein virtuelles Mikro zugeteilt bekommen. In diesem Fall wird der Avatar der Zuhörer:in aktiviert, bis das Mikrofon (=Rederecht) wieder entzogen wird. So werden lebhafte Diskussionen mit bis zu 1.000 Teilnehmer:innen möglich.

Aktuell können nur PowerPoint-Präsentationen geteilt werden – zukünftig wird auch das Teilen von Videos sowie das Live-Streaming sowie die Aufnahme der ganzen Veranstaltung möglich sein.

>> Hier können Sie einen Blick in unser Plenum werfen.